Организация времени, или Как не тратить время зря

Не хватает времени на работу или отдых? Ничего не успеваешь? Мы знаем, что именно отнимает у тебя драгоценные минуты в офисе, дома и даже в общественных местах. Если прислушаться к нашим советам, перестанешь тратить время зря.

Когда кто-нибудь опаздывал на лекцию, один мой университетский преподаватель любил повторять: «Я понимаю, перед вашим носом закрылись двери автобуса, но вы должны были успеть на предыдущий». В ответ на это оставалось лишь виновато потупить взор: на опоздавшего смотрела полная аудитория студентов, у которых в сутках тоже было всего 24 часа. Ничего не успеваешь? Попробуй окинуть критичным взглядом свой обычный дневной распорядок. Наверняка в нем найдется пара-тройка занятий, которые зря съедают время. Избавившись от них, ты сможешь успеть все, а может быть, даже немного больше.

В офисе

Электронная почта

Сколько раз в день ты проверяешь электронную почту? Эта манипуляция мешает тебе продуктивно работать. Переключаясь с одного дела на другое, ты тратишь около 4 минут на то, чтобы восстановить концентрацию. Получается, просматривая папку «Входящие» дважды в час, за рабочий день ты теряешь 60 минут! Марша Иган, автор Inbox Detox («Лечение почтозависимости», www.inboxdetox.com), разработала целую систему работы с почтой. Главные принципы: сразу удалять ненужную корреспонденцию, сортировать письма на срочные и несрочные и проверять входящие не чаще пяти раз в день. Конечно, речь не о тех случаях, когда ты ведешь бизнес-переписку и должна мгновенно отвечать партнерам.

Заядлый перфекционист

Если ты по многу раз переделываешь работу, выискивая и исправляя недостатки, скорее всего, ты перфекционистка. Стремишься к совершенству, которое, как известно, недостижимо. Психологи утверждают, перфекционисты срывают сроки не реже лентяев. Однако даже такого «идеального» сотрудника можно научить экономить время. Бизнес-тренеры советуют составлять график работ. Для начала просто запиши, что ты делала и сколько времени это заняло. Например: составляла отчет о продаже африканских слонов – 4 часа 35 минут; перечитала отчет, решила, что в нем не хватает сравнения с продажами индийских слонов, дополнила – 2 часа 10 минут; снова перечитала, обнаружила, что слово «слон» встречается слишком часто, искала синонимы – 1 час 23 минуты. Осознай масштабы своего перфекционизма, ужаснись и сразу переходи к составлению плана работ: 10:30–15:00 – сделать отчет о продаже африканских слонов, сдать. И строго ему следуй.

Повышенная самостоятельность

Лотар Зайвер, один из главных экспертов по тайм-менеджменту в Германии, к вопросам времени подходит с немецкой точностью. Он автор нескольких бестселлеров, которые изобилуют графиками, схемами и таблицами – в общем, квадратиш, практиш, гуд. Среди многочисленных советов Лотара есть и такой: «Правильно устанавливайте приоритеты и отказывайтесь от работы, которую за вас могут выполнить другие». Это вовсе не означает, что надо свалить все свои дела на коллег. Просто помни, что секретари, курьеры и, конечно, прямые подчиненные нужны для того, чтобы экономить твое время, которое ты сможешь потратить на более сложную и квалифицированную работу.

Неприятные дела

Большинство экспертов по тайм-менеджменту советуют «съедать с утра лягушку». Земноводное в данном случае – это трудозатратное или неприятное дело, которое очень хочется отложить. «Съеденная с утра лягушка» благотворно влияет на самоуважение и задает тон дня. После нее любая задача кажется легко выполнимой. Лотар Зайвер дает небольшую поправку. Он считает, что без учета биологических ритмов «есть лягушек» бессмысленно и даже вредно. Планируй самую сложную и неприятную работу на периоды повышения работоспособности. То есть, если ты сова, в начале дня концентрируйся на простых задачах, а «жаб» передвинь на послеобеденное время. В противном случае велика вероятность, что все утро ты будешь морально готовиться к неприятному делу, а позвонишь все равно тогда, когда труба, то есть биологические часы, зовет.

В ходе эксперимента человека поместили в комнату без окон. Сутки растянулись для него до 67 часов.

Личные разговоры

По данным Института организационного консультирования, в российских компаниях сотрудники тратят до 40% рабочего времени на разговоры. Неудивительно, что всем нам приходится засиживаться в офисе допоздна – надо же когда-то и дела делать. Кажется, что возле тебя будто медом намазано? Возможно, так оно и есть. Если на твоем рабочем столе всегда можно разжиться конфетой или печенюшкой, коллеги будут постоянно приходить общаться. Вообще-то, это очень эффективный прием, если ты только устроилась на работу и тебе надо подружиться с коллективом. Но когда ознакомительный этап закончен, прячь сладости в стол.

Если печенье под замком, а люди все идут, спасут наушники. Слушать музыку не обязательно, главное, чтобы шнур правдоподобно торчал из плеера. Удивительно, но факт: праздношатающимся коллегам гораздо проще оторвать тебя от работы на компьютере, чем вырвать из мира мелодий и ритмов.

Социальные сети

Не будем тратить твое время и место на странице, просто приведем цифру: отказавшись от Facebook, «ВКонтакте», Twitter, «Одноклассников» и аськи на работе, ты ежемесячно будешь экономить шесть часов. За шесть часов ты можешь сделать маникюр, педикюр, укладку и посмотреть с симпатичным мужчиной романтическую комедию. Теперь, когда ты знаешь об этом, писать посты «Нет времени даже на свидание сходить» просто неприлично!

Комментарии

Мы сейчас всю отчетность поручили компании http://rosco.su/

Это точно. Многие функции вообще выгоднее отдать на аутсорсинг.

У нас свой бизнес и я убедилась в том, что нельзя пытаться все сделать самой.

Показать ещё