Работа с электронной почтой: трать меньше времени, успевай больше

Редактор WH, как любой клерк, получает около сотни писем в день. А специалисты исследовательской фирмы Radicati Group ехидно замечают, что объем будет ежегодно увеличиваться на 15%. Как правильно построить работу с электронной почтой?
работа с электронной почтой

Зачем улучшать работу с почтой

  • Сосредоточишься на главном. Хотя почта называется рабочей, трудиться она порой мешает. 28% дорогостоящего времени граждане тратят на попытки разобраться с входящими, сигнализирует Глобальный институт Маккинси.
  • Поумнеешь. Без шуток. Доктор Гленн Уилсон из Королевского колледжа Лондонского университета выяснил, что у тех, кто без конца открывает ящик, IQ к концу рабочего дня теряет 10 пунктов (прямо как после бессонной ночи).

Что именно сделать

  1. Делу – час. Лео Бабаута, автор книг «Концентрируйся свободно» и «Нет прокрастинации», советует держать окно почты закрытым и не слишком часто туда заглядывать. Если обстоятельства позволяют, хорошо бы выделить для работы с ящиком строго определенное время – скажем, утром, в обед и ближе к вечеру. И отключи уведомления, чтобы не отвлекаться на них лишний раз.
  2. На первый-второй. Ноль входящих – вот к чему нужно стремиться, открывая ящик. Корреспонденцию необязательно тут же читать. Просмотри письма одним глазком и раскидай по соответствующим папкам. Займешься ими, когда будет время. Таких папок, считает специалист по онлайн-маркетингу и продуктивности Джордж Као, должно быть минимум четыре:
    1. «Ответить по желанию»;
    2. «Ответить сегодня»;
    3. «Ответить, но не сегодня»;
    4. «Интересно, но необязательно».
    Послания из серии «И не важно, и отвечать не нужно» удаляй без жалости.
  3. Черные метки. Исполнительный директор сети LinkedIn Джефф Вейнер предлагает другой подход. Пройдись по входящим, удали мусор, ответь на срочные письма, а те, к которым планируешь вернуться, пометь как непрочитанные – так они не затеряются. И вообще, изучи возможности своего почтового сервиса и активнее пользуйся поисковиком, «быстрыми» клавишами и фильтрами.
  4. Все будет записано. Информацию о встречах, звонках, важных датах немедленно переноси в планер или календарь – избавишь себя от необходимости рыться в море корреспонденции.

ЕСТЬ ВРЕМЯ. Деловой этикет строг, но справедлив: электронная почта не телефон, не скайп и не чат. Здесь общение не предполагает мгновенной реакции. В ином случае собеседник так и напишет – жду, мол, ответа, как соловей лета. Такие послания отправляй в папку «Ответить в пн/вт/ср/чт/пт». И сделай пометку в планере.

3 письма для решения одного вопроса – это максимум. Не удалось уладить проблему? Звони адресату или назначай встречу, так будет эффективнее. Это правило Фила Саймона, автора книги «Message Not Received» («Сообщение не получено»).

ЧИТАЙ ТАКЖЕ

Организация времени, или Как не тратить время зря

Как перестать бояться звонить

Как не откладывать дела на потом

Поделитесь с друзьями:
4

Комментарии

Иногда, не подумав, подписываюсь на какие-нибудь рассылки, а потом постоянно получаю кучу ненужных писем. Это касается моей личной почты. Недавно серьезно села и отписалась от большинства таких рассылок. Теперь намного спокойнее открывать свой электронный ящик.
Когда работала, то утром было просто страшно открывать свою рабочую почту. А если это еще в первый день после отпуска, то голова пойдет кругом)). И очень редко получалось так, чтобы тема разговора ограничивалась тремя сообщениями. Такие поэмы и дискуссии могли разворачиваться...)

Надо строить работу с почтой так, чтобы по максимуму проводить меньше времени в ворохе писем. Я иногда открываю свой ящик, а там десятки писем, теряюсь прямо. Правильно, что надо изучить все возможности почты, чтобы как-то навести там порядок.

Только поняла, что начала свое утро без просмотра эл.почты и о чудо.Ни одного входящего. Мистика. Даже никто заработать не предлагает и не делится рецептом быстрого похудения.
Очень полезные навыки для работы с почтой перечислены. Я тоже вначале просматриваю что мне пришло. Выбираю из них самые интересные или ответ на которые я очень ждала. Потом удаляю те которые мне не интересны. И нужные оставляю. Система распределения входящей корреспонденции по папкам тоже штука удобная. Мне правда, такого количества писем вдень не приходит. Так что буду иметь в виду.